In de praktijk zie ik het vaak gebeuren. De noodkreet dat er snel, goed personeel moet komen is weer te horen op de HR afdeling. “we moeten nu deze vacature opstarten. Wil jij een tekst maken en deze zo snel mogelijk online plaatsen?”. “We zoeken een tweede Marie”. “Ja, dat doe ik wel even is veelal het antwoord. Je ontvangt het zo snel mogelijk”. Immers, vanuit HR stellen we ons dienstverlenend op en voelen we ook de druk bij onze collega’s en afdelingen.
In alle urgentie wordt de noodzaak van het verzamelen van meer informatie vaak vergeten. liever gisteren dan vandaag is er versterking nodig. Maar hoe vinden en binden we de juiste kandidaat als we niet weten wat en waarom we iets zoeken? En moeten we in deze markt niet al eerder nadenken over wanneer we versterking denken te gaan zoeken? Een goede voorbereiding en samenwerking tussen hiring manager en HR is essentieel in het wervingsproces en daar hoort een goede vacature-intake bij.
Een goed begin is écht het halve werk. Toch?
Door een vacature-intake te houden met de hiring manager en collega’s in het team, creëren we duidelijkheid en betrokkenheid in het recruitmentproces. We krijgen niet alleen inzicht in de functie en ons kandidatenprofiel, maar worden ons ook bewust van het ontstaan, de cultuur en uitdagingen. Je gaat in gesprek over de gewenste expertise en kwaliteiten, toekomstige ontwikkelingen en het perspectief van zowel de functie als het team. Dit helpt om eventuele alternatieven voor te stellen, reële verwachtingen te managen en afspraken te maken. Wie zijn bijvoorbeeld je belangrijkste stakeholders? Wie voeren de gesprekken? Zo voorkom je verrassingen.
Met alle verzamelde informatie ga je aan de slag met het schrijven van een vacaturetekst en selecteren van de juiste wervingskanalen. Je weet immers nu exact wat de positie inhoudt en waar jouw doelgroep zich bevindt. Het komt direct ten goede van de candidate experience. Kandidaten weet jij namelijk op een juiste manier aan te spreken en eventuele vragen, kun je gemakkelijk beantwoorden!
Door het toepassen van een vacature-intake fungeer je als belangrijke gesprekspartner in het recruitmentproces. Zo kom je uiteindelijk af van die ad hoc aanpak. Samen ga je nadenken over de toekomst en haalbaarheid. Je treed op als adviseur en sparringpartner en daagt de hiring manager uit om breder te kijken.
Kortom: effectieve werving valt of staat met een goede vacature-intake!
Google onboarding en er verschijnt een lijst met verschillende definities. Samengevat: onboarding staat voor het instroomproces van nieuwe medewerkers. De nieuwe medewerker die gaat kennismaken met jouw organisatie, zijn of haar eigen positie en collega’s.
Een eerste werkdag is voor de meeste mensen hartstikke spannend. Een warm welkom is essentieel en gaat verder dan een praktisch welkomstpakket met een laptop, telefoon, werkplek en toegangsbewijs. Natuurlijk moeten dat soort zaken goed voor elkaar zijn. Maar er is zoveel meer. Je wilt een medewerker niet alleen op een prettige manier snel wegwijs maken in de organisatie, maar ook kennis laten maken met de cultuur, visie en doelstellingen. Op zowel bedrijfs- als teamniveau. Als jouw nieuwe collega zich identificeert met die aspecten van de organisatie kan hij of zij vanuit een intrinsieke motivatie aan de slag. Bovendien snapt de collega wat er verwacht wordt en zal hij of zij sneller productief zijn. Onboarding is daarmee niet alleen de verantwoordelijkheid van HR maar dient organisatiebreed te worden gedragen.
Direct aan de slag met de vacature- intake? 5 tips op een rij!
- Ook voor dit gesprek is een goede voorbereiding belangrijk. Wat is er al bekend? Verdiep je alvast in de positie en bijvoorbeeld het organogram;
- Zorg voor een goede balans tussen vragen stellen en luisteren. Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Je gaat echt het gesprek aan met jouw collega!;
- Spreek niet alleen met de Hiring Manager, maar ook met een aantal collega’s uit het team. Zij vervullen immers de gevraagde functie en weten als geen ander wat de doelgroep aanspreekt;
- Plan voldoende tijd. Om te komen tot de juiste informatie is het belangrijk om het gesprek zorgvuldig aan te pakken en tijd te nemen om het e.e.a. goed vast te leggen;
- Vertrouw op je expertise. Het gesprek vormt de basis van je samenwerking. Wees duidelijk over het proces en de verwachtingen.
Op zoek naar ondersteuning of wil je graag eens sparren over dit thema?
Neem dan contact op!